Tietosuojaseloste
Tässä selosteessa kerrotaan, miten Webmylly käsittelee henkilötietoja verkkosivustolla www.webmylly.com ja asiakassuhteissa. Seloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, "GDPR") 13 ja 14 artiklan sekä sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) mukaisesti.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Veeti Myllymäki / Webmylly (toiminimi)
Y-tunnus: 3640849-7
Kivimaantie 33, 85160 Rautio
Sähköposti: tuki@webmylly.com
Puhelin: +358 40 768 1059
Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voi osoittaa yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen. Rekisterinpitäjällä ei ole lakisääteistä velvollisuutta nimittää tietosuojavastaavaa.
2. Mitä tietoja käsitellään
Yhteydenottolomake:
- Nimi ja sähköpostiosoite
- Puhelinnumero ja yrityksen nimi (jos annat ne)
- Viestin sisältö ja aihe sekä mahdollinen hintalaskurilla muodostettu yhteenveto
- IP-osoite ja lähetyksen ajankohta
Asiakassuhde: yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot, yrityksen tiedot, tarjoukset, sopimukset, laskutustiedot sekä projektiin liittyvä viestintä.
Sivuston käyttö: palvelimen tekniset lokitiedot (mm. IP-osoite, selaimen tiedot, pyydetty sivu ja ajankohta) sekä suostumuksellasi analytiikka- ja mainontatiedot (kohta 9).
3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
- Yhteydenottoihin vastaaminen, tarjousten laatiminen ja sopimuksen valmistelu — sopimusta edeltävät toimenpiteet rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1 b).
- Asiakassuhteen hoitaminen ja sopimuksen täyttäminen (projektit, ylläpito, laskutus) — sopimus (6 art. 1 b). Kun asiakas on yritys, sen yhteyshenkilön tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella (6 art. 1 f): asiakassuhteen hoitaminen.
- Kirjanpito ja verotus — lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c; kirjanpitolaki).
- Tietoturva sekä roskapostin ja väärinkäytösten torjunta (IP-osoite, palvelimen lokit) — oikeutettu etu (6 art. 1 f): sivuston ja palvelun turvallinen toiminta.
- Kävijäanalytiikka ja mainonnan mittaaminen — suostumus (6 art. 1 a), jonka voit antaa tai jättää antamatta evästebannerista ja peruuttaa milloin tahansa.
Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin ilman suostumustasi, eikä niitä myydä eteenpäin.
4. Tietojen antaminen
Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Ilman nimeä ja sähköpostiosoitetta en kuitenkaan voi vastata yhteydenottoon, ja sopimuksen tekeminen edellyttää laskutukseen tarvittavia tietoja.
5. Tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään (yhteydenottolomake, sähköposti, puhelin, palaverit) sekä asiakasyrityksen yhteyshenkilöltä. Tekniset tiedot syntyvät, kun käytät sivustoa. Yritystietoja voidaan tarkistaa julkisista rekistereistä, kuten yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ).
6. Säilytysajat
- Yhteydenotot, joista ei synny asiakassuhdetta: enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta.
- Asiakassuhteen tiedot: asiakassuhteen ajan ja enintään 24 kuukautta sen päättymisestä.
- Kirjanpitoaineisto (esim. laskut): kirjanpitolain mukaisesti, tositteet 6 vuotta ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
- Palvelimen lokitiedot: hosting-palveluntarjoajan teknisen säilytysajan mukaan, tyypillisesti lyhyen ajan.
- Analytiikka- ja mainontatiedot: Googlen palveluissa asetettujen säilytysaikojen mukaan.
Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
7. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Tietoja käsittelevät rekisterinpitäjän lukuun seuraavat palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät), joiden kanssa käsittelystä on sovittu tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla:
- Hostinger (Hostinger International Ltd., Kypros) — sivuston palvelin ja sähköposti. Yhteydenottolomakkeen tiedot toimitetaan sähköpostina rekisterinpitäjän sähköpostilaatikkoon, eikä niitä tallenneta sivuston tietokantaan.
- Google (Google Ireland Limited, Irlanti) — Google Tag Manager, Google Analytics ja Google Ads, vain suostumuksellasi (kohta 9).
- Kirjanpito- ja laskutuspalvelut — asiakkaiden laskutustiedot kirjanpitovelvoitteiden hoitamiseksi.
Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.
8. Tietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Pyrin käsittelemään tiedot EU:n ja ETA:n alueella. Käyttämieni palveluntarjoajien alihankkijat (esim. Googlen ja Hostingerin alikäsittelijät) voivat kuitenkin käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa. Tällöin siirrot perustuvat Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys, Data Privacy Framework) tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin ja niitä täydentäviin suojatoimiin.
9. Evästeet ja muu selaimen tallennus
Sivusto tallentaa tietoa selaimeesi vain, kun se on palvelun toiminnalle välttämätöntä tai kun olet antanut siihen suostumuksen. Ei-välttämättömät evästeet ovat oletuksena pois päältä, ja ne otetaan käyttöön vasta, kun hyväksyt ne evästebannerista. Sivustolla käytetään Googlen Consent Mode -tekniikkaa, joka estää analytiikka- ja mainontaevästeiden asettamisen ennen suostumusta.
| Nimi | Tarkoitus | Tyyppi | Kesto |
|---|---|---|---|
| webmylly_cookie_consent | Muistaa evästevalintasi (selaimen paikallinen tallennustila) | Välttämätön | Kunnes poistat sen tai vaihdat valintaa |
| PHPSESSID | Yhteydenottolomakkeen tietoturva (väärinkäytösten esto). Asetetaan vasta, kun lähetät lomakkeen. | Välttämätön | Selainistunto |
| _ga, _ga_* | Google Analytics: kävijämäärien ja sivuston käytön tilastointi | Analytiikka (suostumus) | Enintään 2 vuotta |
| _gcl_au ym. Google Ads -evästeet | Mainonnan tuloksellisuuden mittaaminen ja kohdentaminen | Mainonta (suostumus) | Tyypillisesti 90 päivää |
Analytiikka- ja mainontaevästeiden tarkat nimet ja kestot määrää Google, ja ne voivat muuttua. Lisätietoja: Googlen evästekäytännöt ja Googlen tietosuojakäytäntö.
Google Adsin laajennetut konversiot: jos olet hyväksynyt mainontaevästeet, lomakkeella antamasi sähköpostiosoite ja puhelinnumero voidaan lähettää Google Adsille tiivistetyssä (hash-salatussa) muodossa, jotta lomakkeen lähetys voidaan yhdistää aiempaan mainosklikkaukseen. Tietoja ei lähetetä selväkielisinä, eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen. Tämä ei tapahdu, jos kieltäydyt ei-välttämättömistä evästeistä.
Voit muuttaa tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa sivun alareunan "Evästeasetukset"-linkistä. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Voit myös poistaa evästeet selaimesi asetuksista.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus:
- saada tieto siitä, käsitelläänkö tietojasi, ja saada pääsy tietoihisi
- vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
- vaatia tietojesi poistamista
- vaatia käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella
- siirtää itse antamasi tiedot koneluettavassa muodossa järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen
- peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa
Pyynnöt voi lähettää osoitteeseen tuki@webmylly.com. Vastaan pyyntöihin maksutta ja viimeistään kuukauden kuluessa. Voin joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelyä. Kaikkia oikeuksia ei voida toteuttaa, jos laki velvoittaa säilyttämään tiedot (esim. kirjanpitoaineisto).
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.
11. Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon, joka tuottaisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai vaikuttaisi sinuun vastaavasti merkittävällä tavalla.
12. Tietojen suojaaminen
Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein: salattu yhteys (HTTPS), lomakkeen syötteiden tarkistus palvelimella, suojaus väärinkäytöksiä vastaan, käyttäjätunnuksin ja salasanoin rajattu pääsy sekä palveluntarjoajien tietoturvakäytännöt. Tietoihin on pääsy vain rekisterinpitäjällä ja tarvittaessa käsittelijöillä edellä kuvatulla tavalla.
13. Muutokset
Selostetta päivitetään, kun käsittely tai lainsäädäntö muuttuu. Voimassa oleva versio on aina tällä sivulla, ja päivityspäivä näkyy sivun alussa.